Area Trasferta e Nota Spese

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Il Contesto

La gestione delle trasferte e note spese è un insieme variegato di attività trasversali alle aree funzionali aziendali ed in particolare all’area Finance e di HR.

 

Uno dei problemi principali di questo processo riguarda la quantificazione dei costi connessi alle trasferte e alle note spese: ciò dipende, in parte, dalla tracciabilità delle informazioni in merito, spesso frammentate ed incoerenti.

ST Company, pertanto, è impegnata in un’attività di promozione di una gestione più efficiente ed efficace di trasferte e note spese, al fine di abbattere i costi e fornire dati più attendibili.

La soluzione automatizza il processo permettendoti di risparmiare tempo nelle attività pre e post travel.

Con Ztravelnext, di cui st company è partner, tutto questo è possibile

//Automazione del processo pre e post travel

PRIMA DEL VIAGGIO

60% per l’autorizzazione alla trasferta

40% per l’erogazione di anticipi e registrazioni in contabilità

40% per la richiesta di anticipi e servizi di viaggio

DOPO IL VIAGGIO

80% per la registrazione delle spese da parte del personale 

100% per il calcolo dell’IVA detraibile, indetraibile ed indeducibile ai fini IRES e IRAP

90% per la quadratura dei movimenti delle carte di pagamento

GLI OBIETTIVI

  • DESCRIVERE IL PROCESSO
  • RENDERE ESECUTIVO IL PROCESSO
  • DISPORRE DI UN'AMPIA BASE DI DATI
Il prodotto permette di descrivere il processo di gestione di trasferte e note spese attraverso la definizione di regole e comportamenti in tutte le fasi, dall’autorizzazione preventiva fino al trattamento amministrativo, fiscale e gestionale dei documenti prodotti.
La soluzione automatizza il passaggio dei documenti, delle informazioni e delle azioni da svolgere; guida e semplifica, inoltre, il lavoro degli utenti mantenendo la conformità con le regole ed i comportamenti attesi e descritti nel processo.
L’azienda, grazie allo strumento, ha a disposizione tutti i dati necessari per soddisfare le proprie esigenze informative, di controllo e analisi. Il prodotto garantisce l’integrazione con il sistema informativo aziendale, sia con fonti interne quali contabilità generale e analitica, gestione retribuzioni e presenze,sia con fonti esterne come circuiti bancari, gestori di servizi, ecc...

Gli strumenti

// moduli

  • NOTA SPESE
  • ORGANIZZAZIONE TRASFERTA
  • TRAVEL POLICY
  • ANAGRAFICHE E TABELLE
  • DATI CONTABILI
  • REPORTISTICA

NOTA SPESE

Le funzioni presenti consentono di automatizzare e velocizzare il processo di gestione delle note spese. Alcuni esempi sono l’inserimento vocale delle stesse, il riconoscimento biometrico per accedere al prodotto, l’applicazione automatica dei cambi per le spese in divisa estera e la possibilità di ripartire le spese per centro di costo e commessa.

ORGANIZZAZIONE TRASFERTA

Le funzioni coprono tutte le esigenze di
organizzazione di una trasferta, dalla pianificazione delle attività di viaggio alla gestione di documenti (come passaporto e visti) alla connessione con i sistemi
di prenotazione delle agenzie di viaggio.

TRAVEL POLICY

Questo modulo offre la possibilità di gestire personalizzazioni delle voci di spesa, definire massimali e stabilire regole di tassazione delle spese di trasferta per dipendenti e imprese.

ANAGRAFICHE E TABELLE

L’importazione massiva di anagrafiche del
personale, centri di costo e commessa, l’importazione massiva di anagrafiche
clienti e fornitori e la possibilità di inserire tabelle per classificare le trasferte sono operazioni che semplificano e velocizzano le attività dell’utente.

DATI CONTABILI

Il modulo consente di gestire l’importazione delle
fatture elettroniche provenienti dallo SDI relative alle spese di trasferta, la
registrazione contabile di costi e pagamenti, la liquidazione delle note spese etc.

REPORTISTICA

Il prodotto presenta il vantaggio di poter elaborare sia report standard che personalizzati in funzione delle esigenze dell’utente.

Nota Spese

tocca per scoprire di più
Le funzioni presenti consentono di automatizzare e velocizzare il processo di gestione delle note spese. Alcuni esempi sono l’inserimento vocale delle stesse, il riconoscimento biometrico per accedere al prodotto, l’applicazione automatica dei cambi per le spese in divisa estera e la possibilità di ripartire le spese per centro di costo e commessa.

Organizzazione e trasferta

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Le funzioni coprono tutte le esigenze di organizzazione di una trasferta, dalla pianificazione delle attività di viaggio alla gestione di documenti (come passaporto e visti) alla connessione con i sistemi di prenotazione delle agenzie di viaggio.

Travel Policy

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Questo modulo offre la possibilità di gestire personalizzazioni delle voci di spesa, definire massimali e stabilire regole di tassazione delle spese di trasferta per dipendenti e imprese.

Anagrafiche e tabelle

tocca per scoprire di più
L’importazione massiva di anagrafiche del personale, centri di costo e commessa, l’importazione massiva di anagrafiche clienti e fornitori e la possibilità di inserire tabelle per classificare le trasferte sono operazioni che semplificano e velocizzano le attività dell’utente.

Dati Contabili

tocca per scoprire di più
Il modulo DATI CONTABILI consente di gestire l’importazione delle fatture elettroniche provenienti dallo SDI relative alle spese di trasferta, la registrazione contabile di costi e pagamenti, la liquidazione delle note spese etc.

Reportistica

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Il prodotto presenta il vantaggio di poter elaborare sia report standard che personalizzati in funzione delle esigenze dell’utente.

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