La gestione dei documenti è un concetto antico, che è ancora attuale oggi.
In epoca medievale, i documenti erano comunemente conservati in luoghi fisici come chiese, monasteri, castelli.
Oggi disponiamo di sistemi di gestione dei documenti (DMS) che forniscono una posizione centralizzata in cui più documenti possono essere archiviati in modo sicuro mentre sono in attesa di essere utilizzati.
Il cammino è stato abbastanza accidentato e ancora oggi presenta diverse insidie. Vediamo quali sono!
Ma ho davvero bisogno di un software di gestione documentale?
Emetto una fattura?
Com’è? Elettronica chiaramente!
Spedisco un preventivo?
Com’è? In formato elettronico… ovvio!
Ormai non vi è nessun documento oggetto delle relazioni business che non sia un prodotto elettronico.
E, sempre più spesso, questi documenti sono “depositati” sul Cloud (che si usi strumenti tipo Google Drive o Microsoft Office 365), rendendo possibile la co-creazione e la condivisione estesa ai team.
Ecco che la domanda sorge spontanea.
Visto che:
- I nostri documenti nascono in formato elettronico
- Sono condivisi sulle piattaforme cloud e accessibili in modalità multi device
…che senso ha allora investire in un software di gestione documentale ?
Cercherò quindi di focalizzare la vostra attenzione oltre ai vantaggi più noti della gestione documentale come la dematerializzazione dei documenti stampati, la riduzione dei costi della gestione della carta, l’ottimizzazione degli spazi aziendali la possibilità di accedere ad un documento in tempi rapidi e da diversi device…
La politica di gestione dei documenti
Andrea è un buon commerciale.
Uno di quei commerciali di parola. Si ricorda tutto quello che ha promesso sulla carta ed anche quello che ha promesso a parole.
Per Andrea la parola scritta ha lo stesso valore della parola espressa a voce!
Tuttavia capita, anche nelle migliori famiglie, che possano emergere contestazioni per discordanza rispetto agli accordi presi.
Andrea si trova davanti al cliente che contesta una divergenza tra il preventivo e la fattura emessa.
Andrea apre la posta elettronica, cerca l’email con cui ha spedito il preventivo
Ha molte email.. No aspetta forse è meglio entrare nella scheda del cliente del suo CRM ci sono anche altre informazioni.
In effetti ha ragione il cliente. Vi è una discordanza tra il preventivo e la fattura.
Andrea telefona e chiede maggiori informazioni all’amministrazione ma la persona che segue la fatturazione non riesce a spiegare la ragioni della discordanza. Lui ha seguito le indicazioni del capo progetto.
Andrea chiama allora il capo progetto che spiega le ragioni delle differenza.
Dal momento dell’accettazione dell’offerta sono state fatte molte revisioni.
Ogni revisione ha portato alla redazione di nuove versioni della documentazione di progetto
Vi sono diversi documenti di progetto che supportano le spiegazioni del capo progetto che consiglia il nostro Andrea di andare a vedere.
Tutti i documenti sono localizzati su una cartella condivisa del server in cloud a disposizione del team di progetto ma non sono connessi al resto della documentazione.
Andrea ed il cliente hanno capito il perchè di quella discordanza ma, per ora, no vi è documentazione a supporto.
Andrea è un bravo commerciale!
Il giorno successivo spedirà al cliente tutta la documentazione a supporto del processo.
Forse avete capito che ci piace inventare delle storie che come quella che vi abbiamo raccontato qualche settimana fa.
Tuttavia anche questa storia è vicina a molte storie vissute dalle nostre persone nelle vita di tutti i giorni.
Che cosa ci insegna questo episodio di vita vissuta?
Che la gestione dei documento non ha un valore in sé ma assume significato quando viene inserita in un processo.
Solo in questo momento il nostro documento si trasforma in informazione!
Vediamo di approfondire questo concetto.
La gestione documentale non è gestione di un documento ma gestione dell’informazione
Per spiegare questa che cosa intendo farò ricorso alla differenza che in informatica si fa tra dato ed informazione.
Si parla di dati quando siamo di fronte a qualcosa di grezzo, elementare che deve essere elaborato e soprattutto contestualizzato.
Mentre invece l’informazione è qualcosa che nasce “miracolosamente” dall’elaborazione di più dati dandoci la possibilità di venire a conoscenza di qualcosa!
Proviamo a portare questo esempio nel mondo della gestione documentale.
Un documento, che sia, esso ti tipo fiscale, una fattura, un documento di trasporto o più gestionale, un preventivo, un relazione di progetto, hanno un significato elementare soddisfano cioè al bisogno “elementare” della persona che lo elabora.
Quando assumono significato per l’organizzazione?
Quando sono inserite nel processo organizzativo, quando ogni documento (gestionale o fiscale) fa parte di un processo che coinvolge persone interne ed esterne alla nostra impresa.
Ecco quindi che un documento assume un significato con il percorso che deve seguire nel suo ciclo di vita: dalla creazione/acquisizione, alla validazione, alle approvazioni, visti, firme, senza dimenticarci di visualizzare lo stato degli avanzamenti, i ritardi e gli accessi fino alla sua archiviazione finale.
La gestione di questo flusso offre due vantaggi fondamentali.
- Fa scorrere il processo! Si semplifica la gestione del processo di ogni documento aziendale attraverso il disegno di un workflow dove si definisce il flusso: gli stati di avanzamento e le azioni possibili. In questo modo eventuali ritardi e scadenze vengono gestiti.
- Si connettono i documenti “grezzi” ad altri documenti “grezzi trasformando i singoli documenti in informazioni. Ad esempio come nel caso del nostro Andrea: non mi sufficiente cercare la fattura emessa per quel cliente ma connettere la catena di eventi c’è stato prima e quello che c’è stata dopo per verificare se il processo è avvenuto secondo quelli che erano gli accordi con il cliente.
Ecco che la gestione documentale non è solo un modo per ritrovare un documento più velocemente ma un vero e proprio attivatore di conoscenza
Cosa possiamo fare per voi?
In questi ultimi anni la suite TeamSystem Enterprise ha investito molto nelle tecnologie di integrazione digitale dei processi.
ST Company accompagna i propri clienti nei progetti ERP, utilizzando le tecnologie di TeamSystem Enterprise.
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Alessandro Guidi
Business Development
