I vantaggi delle gestione documentale. Il vero motivo per cui è necessario adottare un DMS

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La gestione dei documenti è un concetto antico, che è ancora attuale oggi. 

In epoca medievale, i documenti erano comunemente conservati in luoghi fisici come chiese, monasteri, castelli. 

Oggi disponiamo di sistemi di gestione dei documenti (DMS) che forniscono una posizione centralizzata in cui più documenti possono essere archiviati in modo sicuro mentre sono in attesa di essere utilizzati.

Il cammino è stato abbastanza accidentato e ancora oggi presenta diverse insidie. Vediamo quali sono!

Ma ho davvero bisogno di un software di gestione documentale?

Emetto una fattura? 

Com’è? Elettronica chiaramente!

Spedisco un preventivo? 

Com’è? In formato elettronico… ovvio!

Ormai non vi è nessun documento oggetto delle relazioni business che non sia un prodotto elettronico.

E, sempre più spesso, questi documenti sono “depositati” sul Cloud (che si usi strumenti tipo Google Drive o Microsoft Office 365), rendendo possibile la co-creazione e la condivisione estesa ai team.

Ecco che la domanda sorge spontanea.  

Visto che:

  1. I nostri documenti nascono in  formato elettronico
  2. Sono condivisi sulle piattaforme cloud e accessibili in modalità multi device

 

…che senso ha allora investire in un software di gestione documentale ?

 

Cercherò quindi di focalizzare la vostra attenzione oltre ai vantaggi più noti della gestione documentale come la dematerializzazione dei documenti stampati, la riduzione dei costi della gestione della carta, l’ottimizzazione degli spazi aziendali la possibilità di accedere ad un documento in tempi rapidi e da diversi device…

La politica di gestione dei documenti

Andrea è un buon commerciale.

Uno di quei commerciali di parola. Si ricorda tutto quello che ha promesso sulla carta ed anche quello che ha promesso a parole.

Per Andrea la parola scritta ha lo stesso valore della parola espressa a voce!

Tuttavia capita, anche nelle migliori famiglie, che possano emergere contestazioni per discordanza rispetto agli accordi presi.

 

Andrea si trova davanti al cliente che contesta una divergenza tra il preventivo e la fattura emessa.

Andrea apre la posta elettronica, cerca l’email con cui ha spedito il preventivo

Ha molte email.. No aspetta  forse è meglio entrare nella scheda del cliente del suo CRM ci sono anche altre informazioni.

In effetti ha ragione il cliente. Vi è una discordanza tra il preventivo e la fattura.

Andrea telefona e chiede maggiori informazioni all’amministrazione ma la persona che segue la fatturazione  non riesce a spiegare la ragioni della discordanza.  Lui ha seguito le indicazioni del capo progetto.

Andrea chiama allora il capo progetto che spiega le ragioni delle differenza.

Dal momento dell’accettazione dell’offerta sono state fatte molte revisioni.

Ogni revisione ha portato alla redazione di nuove versioni della documentazione di progetto 

Vi sono diversi documenti di progetto che supportano le spiegazioni del capo progetto che consiglia il nostro Andrea di andare a vedere.

Tutti i documenti sono localizzati su una cartella condivisa del server in cloud a disposizione del team di progetto ma non sono connessi al resto della documentazione.

 

Andrea ed il cliente hanno capito il perchè di quella discordanza ma, per ora, no vi è documentazione a supporto.

Andrea è un bravo commerciale!

Il giorno successivo spedirà al cliente tutta la documentazione a supporto del processo.

Forse avete capito che ci piace inventare delle storie che come quella che vi abbiamo raccontato qualche settimana fa.

Tuttavia anche questa storia è vicina a molte storie vissute dalle nostre persone nelle vita di tutti i giorni.

Che cosa ci insegna questo episodio di vita vissuta?

Che la gestione dei documento non ha un valore in sé ma assume significato quando viene inserita in un processo.

Solo in questo momento il nostro documento si trasforma in informazione!

Vediamo di approfondire questo concetto.

La gestione documentale non è gestione di un documento ma gestione dell’informazione

Per spiegare questa che cosa intendo farò ricorso alla differenza che in informatica si fa tra dato ed informazione.

Si parla di dati quando siamo di fronte a qualcosa di grezzo, elementare che deve essere elaborato e soprattutto contestualizzato.

Mentre invece l’informazione è qualcosa che nasce “miracolosamente” dall’elaborazione di più dati dandoci la possibilità di venire a conoscenza di qualcosa!

Proviamo a portare questo esempio nel mondo della gestione documentale.

Un documento, che sia, esso ti tipo fiscale, una fattura, un documento di trasporto o più gestionale, un preventivo, un relazione di progetto, hanno un significato elementare soddisfano cioè al bisogno “elementare” della persona che lo elabora.

 

Quando assumono significato per l’organizzazione?

Quando sono inserite nel processo organizzativo, quando ogni documento (gestionale o fiscale) fa parte di un  processo che coinvolge persone interne ed esterne alla nostra impresa.


Ecco quindi che un documento assume un significato con il percorso che deve seguire nel suo ciclo di vita: dalla creazione/acquisizione, alla validazione, alle approvazioni, visti, firme, senza dimenticarci di visualizzare lo stato degli avanzamenti, i ritardi e gli accessi fino alla sua archiviazione finale. 

La gestione di questo flusso offre due vantaggi fondamentali.

  1. Fa scorrere il processo! Si semplifica la gestione del processo di ogni documento aziendale attraverso il disegno di un workflow dove si definisce il flusso: gli stati di avanzamento e le azioni possibili. In questo modo eventuali ritardi e scadenze vengono gestiti.
  2. Si connettono i documenti “grezzi” ad altri documenti “grezzi trasformando i singoli documenti in informazioni.  Ad esempio come nel caso del nostro Andrea: non mi sufficiente cercare la fattura emessa per quel cliente ma connettere la catena di eventi  c’è stato prima e quello che c’è stata dopo per verificare se il processo è avvenuto secondo quelli che erano gli accordi con il cliente.

Ecco che la gestione documentale non è solo un modo per ritrovare un documento più velocemente ma un vero e proprio attivatore di conoscenza

Cosa possiamo fare per voi?

In questi ultimi anni la suite TeamSystem Enterprise ha investito molto nelle tecnologie di integrazione digitale dei processi.

ST Company accompagna i propri clienti nei progetti ERP,  utilizzando le tecnologie di TeamSystem Enterprise.

ST Company, grazie alla sua competenza in ambito enterprise è stata scelta da TeamSystem come partner System Integrator e, in qualità di agente Star, opera direttamente per l’implementazione e l’integrazione dei prodotti TeamSystem su tutto il territorio nazionale.

 

Per informazioni o approfondimenti.

https://www.stcompany.it/contattaci/

Alessandro Guidi

Business Development

Giacomo

Sistemista Senior

Mago dell’infrastruttura. Non c’è server o Pc o rete che ha segreti per Giacomo, che unisce tanti anni di esperienza ad una disponibilità che tutti i clienti e colleghi apprezzano anche in orari impensabili per gli umani!

sornione, sempre disponibile

DAMIANO

General Manager e Cofounder

Titolare della ST Company, Damiano ha alle spalle molti anni di esperienza nell’ambito dei sistemi informativi aziendali SI occupa principalmente dello sviluppo del Business oltre a svolgere attività direzionali e di coordinamento. La personalità di Damiano corrisponde esattamente a quella di un leader: determinazione e caparbietà sono i tratti che lo contraddistinguono, oltre ad una forte perspicacia che gli permette di comprendere al volo persone e situazioni e di intraprendere la strada giusta per la nostra azienda. La capacità di bilanciare consigli, parole di incoraggiamento ed esortazioni fa di lui un vero spirito guida per tutti noi. Tifoso dell’Inter, è inevitabile lo scontro con gli juventini dopo ogni partita!

CAPARBIO, DETERMINATO, PERSPICACE

RICCARDO

Consulente Applicativo Area Finance e Co-Founder

Specializzato da molti anni nella gestione dell’area amministrativa delle nostre soluzioni informatiche, Riccardo mostra una personalità introversa, ma estremamente ricca di sfumature. Umile e sincero, dà sempre quel senso di sicurezza che spinge chiunque a ritenerlo affidabile e a poter contare sempre su di lui. Anche Riccardo coltiva numerose passioni, prima fra tutte quella per i motori ed in particolare per le moto. Non lasciatevi però ingannare dalla sua timidezza, Riccardo ha sempre la battuta pronta e un senso spiccato dell’ironia, che riversa spesso su Carlo, il suo compagno di scherzi preferito!

UMILE, SINCERO, AFFIDABILE

CARLO

Consulente Senior Area Business Intelligence

Consulente senior nell’area Analytics, Carlo porta con sé un bagaglio ricco di esperienze in ambito informatico e di progetto. Il suo senso critico lo porta a reinventarsi continuamente e a trovare sempre nuove strade.
Il nostro “Carletto” è una persona scrupolosa, attenta ai dettagli, competente ed estremamente volenterosa. La sua passione per lo sport è indiscussa e, di tanto in tanto, si cimenta in attività atletiche nuove.
Carlo allieta le nostre pause raccontandoci aneddoti divertenti sui suoi numerosi viaggi, portando in ufficio una ventata di culture diverse, di piatti tipici e di abitudini bizzarre degli abitanti dei posti che ha visitato.

SCRUPOLOSO, COMPETENTE, VOLENTEROSO
ALESSANDRO

Business Developer & Digital transformation advisor

Ogni azienda avrebbe bisogno di un coach che, armato di fischietto e di tanta pazienza, “alleni” la squadra costantemente. Noi il nostro coach ce l’abbiamo, ed è Alessandro! Specializzato in marketing ed organizzazione aziendale, Ale svolge il ruolo di moderatore, tenendoci per mano e aiutandoci a mettere ordine nel caos della quotidianità. Estremamente attento ai particolari, Ale è un vero e proprio osservatore della realtà: nonostante sia sempre pieno di idee nuove da proporci, ha anche la capacità di tirar fuori da ognuno di noi doti che non pensavamo neanche di avere grazie al dialogo e alla fiducia.

Moderatore, attenzione ai particolari, osservatore, pieno di idee.
PAOLO

Consulente Senior Area ERP

Senior consultant dell’area ERP e project manager dall’esperienza pluriennale, il nostro Paolo è il ritratto del consulente che ognuno di noi vorrebbe essere. Il suo senso pratico, unito alla indiscussa competenza, gli permette di trovare sempre una soluzione ad ogni problema. Paolo è una persona carismatica e dotata di vivacità intellettuale, se c’è lui a guidarti ogni ostacolo sembra meno insuperabile. Appassionato di calcio, non perde occasione per rimarcare le numerose vittorie della sua squadra del cuore, la Juve (attirando puntualmente su di sé le ire degli interisti!).

COMPETENTE, CARISMATICO, PRAGMATICO

MAX

Consulente Senior Area ERP

Max b. ha una personalità poliedrica e completa, che lo rende il porto sicuro dove poter attraccare. Senior consultant nell’area ERP, ha anni di esperienza alle spalle nel campo dell’informatica grazie alla quale non c’è query o VBScript che lo spaventi! Max è una persona sensibile ed accogliente, molto preparata dal punto di vista culturale e profonda nella componente umana. Tra le svariate passioni che coltiva, c’ è quella del cinema: ha davvero una citazione per ogni situazione. Il punto di forza di Max è senza dubbio la capacità di ascoltare, che gli permette di “mettersi nei panni” del suo interlocutore e di entrare nella sua stessa lunghezza d’onda.

PREPARATO, SENSIBILE, ACCOGLIENTE

CARMEN

Consulente Area ERP

Combatte la sua timidezza con la preparazione e lo studio. Con poche parole chiave riesce fare sintesi e dare struttura alle idee che emergono dal gruppo. Svolge il ruolo di Junior consultant in area ERP ma la sua capacità di dare struttura ai pensieri del gruppo le ha fatto acquisire rapidamente il ruolo di gestore delle procedure aziendali. Dona la sua disponibilità a componenti del gruppo con leggerezza e passione.

TIMIDA, INTROVERSA, DETERMINATA, STRUTTURATA

MASSIMO (Max F.)

Consulente Senior Area ERP

Max F. svolge il ruolo di consulente senior nell’area Analytics. Basta soltanto una rapida occhiata per comprendere quali sono i tratti distintivi della sua personalità: molto garbato, corretto e sincero, Massimo ha l’innata capacità di essere polivalente e di mostrare lealtà in ogni occasione. Determinato e pieno di idee, non si lascia spaventare da nuove sfide, affrontandole con serenità e disponibilità. Anche Massimo non è esente dai “dibattiti” calcistici, dando man forte a Paolo quando si tratta di tessere le lodi della “vecchia signora”!

EDUCATO, POLIVALENTE, LEALE, CORRETTO, SINCERO

MARCO

Sviluppatore informatico

Sviluppatore informatico da molti anni e tecnico puro, Marco può essere identificato attraverso due parole chiave: genio e sregolatezza! Per lui nessuna tecnologia è un mistero e affronta ogni tipo di problema grazie alla sua capacità di apprendere qualsiasi cosa in tempi brevissimi. La sua indiscussa competenza in ambito informatico ed il suo amore per l’IT ci porta, ogni tanto, a farci una domanda: sarà più affezionato a noi o al suo PC?!

GENIO E SREGOLATEZZA, INTUITIVO, POLIEDRICO

Giovanni

Consulente Senior Area ERP

Se sei in una stanza e hai l’impressione di essere travolto da un uragano c’è una sola spiegazione, è arrivato Giovanni! Senior consultant ERP da vari anni, Giovanni ha maturato esperienze di valore in molteplici aziende ed ha il potere di dare soluzioni rapidamente e di ogni genere. Uno dei suoi tratti distintivi è senza dubbio la tenacia, che caratterizza ogni sua attività. Dalla personalità molto dinamica, Giovanni unisce al suo essere instancabile un modo di fare estremamente gioviale e alla mano: pochi ingredienti che, uniti ai numerosi caffè della giornata, regalano una miscela davvero… esplosiva!
dinamico , tenace, instancabile, alla mano

Cristina

Amministratore ST Company

Sebbene Cristina non lavori nel front-line, la sua presenza aleggia sempre nell’aria, pronta a dare il suo consiglio quando necessario, il suo segno zodiacale è scorpione, e con questo abbiamo detto tutto!
 PRECISIONE, COMPETENZA, SUPPORTO

MAURIZIO

CTO

Maurizio vanta una pluriennale esperienza nell’ambito delle tecnologie informatiche. L’elevato grado di preparazione ed il vasto background lavorativo fanno di lui una figura professionale completa in cui skills tecniche e capacità di relazione trovano un solido equilibrio. La visione sulle tendenze delle nuove tecnologie, la forte determinazione e l’attitudine all’interazione con i clienti sono gli elementi che lo rendono una preziosa risorsa.

DETERMINAZIONE, COMPETENZA, VISIONE

DArio

Senior Consultant in area ERP Teamsystem
Rispecchia la determinazione nel voler approfondire qualsiasi tema gli venga posto: ha una cultura di base molto importante sia in ambito amministrativo (è iscritto all’albo dei commercialisti) sia tecnico ed applicativo, in quanto oltre a conoscere i processi amministrativi e commerciali e di produzione delle aziende, ha anche competenze tecniche in area programmazione, cosa che lo porta ad avere una visione a 360° del mondo ERP.

DETERMINATO, COMPETENTE

DAMIANO

General Manager e Cofounder

Titolare della ST Company, Damiano ha alle spalle molti anni di esperienza nell’ambito dei sistemi informativi aziendali SI occupa principalmente dello sviluppo del Business oltre a svolgere attività direzionali e di coordinamento. La personalità di Damiano corrisponde esattamente a quella di un leader: determinazione e caparbietà sono i tratti che lo contraddistinguono, oltre ad una forte perspicacia che gli permette di comprendere al volo persone e situazioni e di intraprendere la strada giusta per la nostra azienda. La capacità di bilanciare consigli, parole di incoraggiamento ed esortazioni fa di lui un vero spirito guida per tutti noi. Tifoso dell’Inter, è inevitabile lo scontro con gli juventini dopo ogni partita!

CAPARBIO, DETERMINATO, PERSPICACE