Il controllo sulle azioni mira ed evitare comportamenti indesiderati e a promuovere comportamenti desiderati attraverso l’osservazione delle azioni poste in essere dai dipendenti.
Questa tipologia di controllo può essere esercitata se il top management conosce e comprende pienamente i processi aziendali e le azioni desiderabili per ottenere un determinato risultato.
Esempi di controllo sulle azioni
Alcune delle modalità operative per impostare il controllo sulle azioni sono:
- restrizioni comportamentali: permettono di eliminare o limitare azioni ritenute dannose per l’azienda. Si tratta di restrizioni di natura fisica o amministrativa: nel primo caso si fa riferimento, ad esempio, a limitazioni di accesso a determinate informazioni tramite password o sistemi di riconoscimento; il secondo coincide con la limitazione alle capacità decisionali dei dipendenti, ad esempio in termini di spesa o di erogazione del credito.
- attribuzione di responsabilità diretta: il controllo sulle azioni può essere esercitato rendendo il dipendente il responsabile diretto per le attività che compie. La responsabilizzazione deve essere accompagnata da una definizione chiara da parte del supervisore delle azioni ritenute desiderabili e da un sistema di premi e punizioni.
- verifiche preventive: consistono nel seguire il lavoro di un dipendente prima che le sue attività siano portate a termine. Le verifiche preventive possono avere un diverso grado di formalizzazione: in alcuni casi possono tradursi in vere e proprie fasi di approvazione di un progetto.
- ridondanza nell’assegnazione di compiti: consiste nell’attribuire un compito a più persone rispetto a quante sarebbero necessarie per aumentare la probabilità che il compito venga portato a termine nel modo corretto. Tale forma di controllo, tuttavia, è poco utilizzata per gli elevati costi derivanti dalla sua applicazione e per conflitti interni e frustrazione personale dei dipendenti.
Benefici del controllo sulle azioni
Il controllo sulle azioni apporta, indiscutibilmente, benefici all’interno di un’organizzazione.
In primo luogo, consente di prevenire comportamenti indesiderabili e di individuare comportamenti indesiderati.
Inoltre tale tipologia di controllo si caratterizza per il fatto di essere molto diretta.
I controlli delle azioni possono apportare benefici anche dal punto di vista dell’apprendimento organizzativo perché l’attenzione manageriale è focalizzata sulle attività svolte dai dipendenti e ciò genera dibattiti che consentono la crescita delle conoscenze e competenze.
La formalizzazione delle azioni desiderate, unitamente a regole e procedure, confluiscono in documenti scritti che possono costituire una sorta di “memoria dell’organizzazione”.
Infine, questa tipologia di controlli favorisce il coordinamento organizzativo perché si basa sul disegno di linee gerarchiche precise che rendono tempestivi gli interventi.
Criticità del controllo sulle azioni
Allo stesso tempo però, i controlli sulle azioni portano con sé dei limiti.
La prima criticità riscontrata fa riferimento ad un atteggiamento rigido e meccanicistico che i dipendenti potrebbero assumere nei confronti delle norme stabilite. In altre parole, imponendo ai dipendenti cosa fare e come farlo inibisce la creatività, l’indipendenza e la capacità di cercare soluzioni ottimali ad un problema.
Un altro limite di questa tipologia di controllo è legato alla praticabilità ristretta, in quanto non può essere utilizzato in aziende che vogliono promuovere l’innovazione o in cui non si riescono ad individuare le azioni desiderabili.
Infine, il controllo sulle azioni comporta il sostenimento di costi talvolta elevati, sia diretti che indiretti.
I costi diretti sono collegati al costo del personale addetto alla supervisione e al tempo speso dalle risorse umane per esercitare controlli.
I costi indiretti sono legati all’atteggiamento di alcuni dipendenti volto a falsare i risultati raggiunti, ai ritardi di alcuni processi aziendali sottoposti a controlli, ad atteggiamenti negativi dei dipendenti (quali frustrazione o resistenza al cambiamento).
