Il processo di controllo

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In questa sezione ci soffermiamo sul processo di controllo, inteso come la sequenza delle attività manageriali volte all’acquisizione e all’impiego di risorse per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Su due piedi, potresti avere l’impressione di assistere alla solita sciorinata di teoria economica priva di risvolti pratici.

Descriveremo, invece, il processo di controllo soffermandoci sulle sue fasi e componenti essenziali, cercando di evidenziare l’utilità del tema nello svolgimento delle attività aziendali quotidiane.

Allora… partiamo!

Che cos’è il processo di controllo?

Il processo di controllo costituisce la base del controllo di gestione e si articola in quattro macro-fasi:

  • individuazione degli obiettivi da raggiungere, delle risorse da utilizzare e dei vincoli da rispettare
  • misurazione dei risultati ottenuti
  • confronto tra risultati raggiunti e obiettivi stabiliti
  • calcolo degli scostamenti, analisi delle cause e realizzazione di azioni correttive

Cosa significa tutto questo? Proviamo a fare un esempio concreto.

Il CEO assegna al Sales Manager l’obiettivo di incrementare le vendite del 3% entro l’anno. 

Per raggiungere il risultato, il manager ha a disposizione alcune leve su cui agire, come potenziare il network di vendita, sfruttare i canali online di comunicazione con i clienti, aumentare la pubblicità. Tuttavia, il nostro manager non ha possibilità di modificare il prezzo dei prodotti offerti (vincolo imposto dalla direzione).

A fine anno, il team delle vendite ha aumentato le vendite del 2,5% ed il CEO cerca di capire perché l’obiettivo non è stato raggiunto: l’obiettivo era troppo sfidante? Il manager non ha agito su tutte le leve a disposizione? Le risorse assegnate non sono state sufficienti? Il vincolo era troppo rigido?

In base alla risposta a queste domande verrà individuata la causa del divario tra risultati attesi ed ottenuti ed il tiro verrà aggiustato.

Ecco spiegato con un esempio il processo di controllo!

Ma in che modo si attua?

Attraverso due elementi principali, i meccanismi operativi e lo stile di controllo

Stile di controllo

Vediamo insieme di che cosa si tratta.

Lo stile di controllo coincide con il modo in cui gli attori organizzativi partecipano al processo di controllo, in qualità di singoli e di gruppi.

Quando ci riferiamo all’azione dei gruppi informali in azienda, parliamo di controllo sociale; ci spostiamo, invece, sull’autocontrollo quando intendiamo un meccanismo di controllo che una persona adotta su se stessa per allineare i propri comportamenti a quelli desiderati dall’organizzazione di cui è parte.

Lo stile di controllo, pertanto, può essere inteso come la capacità del management di cercare coerenza tra le esigenze dei dipendenti e le esigenze complessive aziendali; fa parte, quindi, della sfera immateriale del controllo di gestione e valorizza gli aspetti sociali, comportamentali e umani degli attori organizzativi.

La direzione può scegliere tra vari stili di controllo, come ad esempio:

  • amministrativo: si tratta di un processo formale costituito da procedure, regole e standard da rispettare
  • sociale: consiste nella pressione sociale dettata dai gruppi informali all’interno dell’organizzazione
  • individuale: deriva dalla motivazione personale a soddisfare propri bisogni per mezzo del lavoro

Nessuno possiede una formula esatta per decidere quale sia lo stile di controllo migliore da adottare in una realtà imprenditoriale: deve essere scelto in base alla cultura organizzativa, alla sensibilità e affidabilità degli individui, alla misurabilità degli obiettivi etc.

Meccanismi di controllo

Spostandoci, invece, sui meccanismi operativi del controllo, ovvero l’insieme dei processi che fanno funzionare un sistema di controllo di gestione. Parliamo di:

  • meccanismo di feed-back
  • meccanismo di feed-forward

Il feed-back è un meccanismo tradizionale di retroazione che si basa sulla misurazione dei risultati alla fine del periodo di analisi, sul confronto con gli obiettivi prefissati, sull’analisi e l’interpretazione degli scostamenti per la definizione di azioni correttive da adottare per correggere il divario tra risultati preventivati e ottenuti.

Il controllo di feed-back è insito nella componente umana, a partire dal nostro corpo: se avviciniamo troppo la mano ad una fonte di calore, come ad esempio un termosifone o una fiamma, al nostro cervello giunge l’informazione relativa ad un innalzamento considerevole di temperatura di una zona del nostro corpo: l’effetto sarà quello di allontanare la mano dalla fonte di calore per evitare di scottarci. Il controllo di retroazione si applica allo stesso modo nella realtà aziendale.

Questo tipo di meccanismo trova il suo punto di forza nella visione globale della gestione, ma allo stesso tempo le informazioni circa l’andamento aziendale vengono fornite dal sistema solo a posteriori. Un modo per ovviare al problema è la mensilizzazione del budget, ovvero l’articolazione dell’obiettivo annuale in obiettivi trimestrali o mensili.

Il feed-forward è un controllo sulla direzione di marcia e viene realizzato attraverso il potenziamento del sistema informativo per la misurazione di risultati intermedi e la produzione dei risultati stessi a fine periodo grazie all’elaborazione di idonei modelli predittivi. La previsione della direzione di marcia e la misurazione della probabilità di raggiungere l’obiettivo rendono questo tipo di meccanismo efficace: gli scostamenti, in sostanza, vengono segnalati prima ancora che essi si verifichino, consentendo di apportare misure correttive in corso d’opera. 

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Giacomo

Sistemista Senior

Mago dell’infrastruttura. Non c’è server o Pc o rete che ha segreti per Giacomo, che unisce tanti anni di esperienza ad una disponibilità che tutti i clienti e colleghi apprezzano anche in orari impensabili per gli umani!

sornione, sempre disponibile

DAMIANO

General Manager e Cofounder

Titolare della ST Company, Damiano ha alle spalle molti anni di esperienza nell’ambito dei sistemi informativi aziendali SI occupa principalmente dello sviluppo del Business oltre a svolgere attività direzionali e di coordinamento. La personalità di Damiano corrisponde esattamente a quella di un leader: determinazione e caparbietà sono i tratti che lo contraddistinguono, oltre ad una forte perspicacia che gli permette di comprendere al volo persone e situazioni e di intraprendere la strada giusta per la nostra azienda. La capacità di bilanciare consigli, parole di incoraggiamento ed esortazioni fa di lui un vero spirito guida per tutti noi. Tifoso dell’Inter, è inevitabile lo scontro con gli juventini dopo ogni partita!

CAPARBIO, DETERMINATO, PERSPICACE

RICCARDO

Consulente Applicativo Area Finance e Co-Founder

Specializzato da molti anni nella gestione dell’area amministrativa delle nostre soluzioni informatiche, Riccardo mostra una personalità introversa, ma estremamente ricca di sfumature. Umile e sincero, dà sempre quel senso di sicurezza che spinge chiunque a ritenerlo affidabile e a poter contare sempre su di lui. Anche Riccardo coltiva numerose passioni, prima fra tutte quella per i motori ed in particolare per le moto. Non lasciatevi però ingannare dalla sua timidezza, Riccardo ha sempre la battuta pronta e un senso spiccato dell’ironia, che riversa spesso su Carlo, il suo compagno di scherzi preferito!

UMILE, SINCERO, AFFIDABILE

CARLO

Consulente Senior Area Business Intelligence

Consulente senior nell’area Analytics, Carlo porta con sé un bagaglio ricco di esperienze in ambito informatico e di progetto. Il suo senso critico lo porta a reinventarsi continuamente e a trovare sempre nuove strade.
Il nostro “Carletto” è una persona scrupolosa, attenta ai dettagli, competente ed estremamente volenterosa. La sua passione per lo sport è indiscussa e, di tanto in tanto, si cimenta in attività atletiche nuove.
Carlo allieta le nostre pause raccontandoci aneddoti divertenti sui suoi numerosi viaggi, portando in ufficio una ventata di culture diverse, di piatti tipici e di abitudini bizzarre degli abitanti dei posti che ha visitato.

SCRUPOLOSO, COMPETENTE, VOLENTEROSO
ALESSANDRO

Business Developer & Digital transformation advisor

Ogni azienda avrebbe bisogno di un coach che, armato di fischietto e di tanta pazienza, “alleni” la squadra costantemente. Noi il nostro coach ce l’abbiamo, ed è Alessandro! Specializzato in marketing ed organizzazione aziendale, Ale svolge il ruolo di moderatore, tenendoci per mano e aiutandoci a mettere ordine nel caos della quotidianità. Estremamente attento ai particolari, Ale è un vero e proprio osservatore della realtà: nonostante sia sempre pieno di idee nuove da proporci, ha anche la capacità di tirar fuori da ognuno di noi doti che non pensavamo neanche di avere grazie al dialogo e alla fiducia.

Moderatore, attenzione ai particolari, osservatore, pieno di idee.
PAOLO

Consulente Senior Area ERP

Senior consultant dell’area ERP e project manager dall’esperienza pluriennale, il nostro Paolo è il ritratto del consulente che ognuno di noi vorrebbe essere. Il suo senso pratico, unito alla indiscussa competenza, gli permette di trovare sempre una soluzione ad ogni problema. Paolo è una persona carismatica e dotata di vivacità intellettuale, se c’è lui a guidarti ogni ostacolo sembra meno insuperabile. Appassionato di calcio, non perde occasione per rimarcare le numerose vittorie della sua squadra del cuore, la Juve (attirando puntualmente su di sé le ire degli interisti!).

COMPETENTE, CARISMATICO, PRAGMATICO

MAX

Consulente Senior Area ERP

Max b. ha una personalità poliedrica e completa, che lo rende il porto sicuro dove poter attraccare. Senior consultant nell’area ERP, ha anni di esperienza alle spalle nel campo dell’informatica grazie alla quale non c’è query o VBScript che lo spaventi! Max è una persona sensibile ed accogliente, molto preparata dal punto di vista culturale e profonda nella componente umana. Tra le svariate passioni che coltiva, c’ è quella del cinema: ha davvero una citazione per ogni situazione. Il punto di forza di Max è senza dubbio la capacità di ascoltare, che gli permette di “mettersi nei panni” del suo interlocutore e di entrare nella sua stessa lunghezza d’onda.

PREPARATO, SENSIBILE, ACCOGLIENTE

CARMEN

Consulente Area ERP

Combatte la sua timidezza con la preparazione e lo studio. Con poche parole chiave riesce fare sintesi e dare struttura alle idee che emergono dal gruppo. Svolge il ruolo di Junior consultant in area ERP ma la sua capacità di dare struttura ai pensieri del gruppo le ha fatto acquisire rapidamente il ruolo di gestore delle procedure aziendali. Dona la sua disponibilità a componenti del gruppo con leggerezza e passione.

TIMIDA, INTROVERSA, DETERMINATA, STRUTTURATA

MASSIMO (Max F.)

Consulente Senior Area ERP

Max F. svolge il ruolo di consulente senior nell’area Analytics. Basta soltanto una rapida occhiata per comprendere quali sono i tratti distintivi della sua personalità: molto garbato, corretto e sincero, Massimo ha l’innata capacità di essere polivalente e di mostrare lealtà in ogni occasione. Determinato e pieno di idee, non si lascia spaventare da nuove sfide, affrontandole con serenità e disponibilità. Anche Massimo non è esente dai “dibattiti” calcistici, dando man forte a Paolo quando si tratta di tessere le lodi della “vecchia signora”!

EDUCATO, POLIVALENTE, LEALE, CORRETTO, SINCERO

MARCO

Sviluppatore informatico

Sviluppatore informatico da molti anni e tecnico puro, Marco può essere identificato attraverso due parole chiave: genio e sregolatezza! Per lui nessuna tecnologia è un mistero e affronta ogni tipo di problema grazie alla sua capacità di apprendere qualsiasi cosa in tempi brevissimi. La sua indiscussa competenza in ambito informatico ed il suo amore per l’IT ci porta, ogni tanto, a farci una domanda: sarà più affezionato a noi o al suo PC?!

GENIO E SREGOLATEZZA, INTUITIVO, POLIEDRICO

Giovanni

Consulente Senior Area ERP

Se sei in una stanza e hai l’impressione di essere travolto da un uragano c’è una sola spiegazione, è arrivato Giovanni! Senior consultant ERP da vari anni, Giovanni ha maturato esperienze di valore in molteplici aziende ed ha il potere di dare soluzioni rapidamente e di ogni genere. Uno dei suoi tratti distintivi è senza dubbio la tenacia, che caratterizza ogni sua attività. Dalla personalità molto dinamica, Giovanni unisce al suo essere instancabile un modo di fare estremamente gioviale e alla mano: pochi ingredienti che, uniti ai numerosi caffè della giornata, regalano una miscela davvero… esplosiva!
dinamico , tenace, instancabile, alla mano

Cristina

Amministratore ST Company

Sebbene Cristina non lavori nel front-line, la sua presenza aleggia sempre nell’aria, pronta a dare il suo consiglio quando necessario, il suo segno zodiacale è scorpione, e con questo abbiamo detto tutto!
 PRECISIONE, COMPETENZA, SUPPORTO

MAURIZIO

CTO

Maurizio vanta una pluriennale esperienza nell’ambito delle tecnologie informatiche. L’elevato grado di preparazione ed il vasto background lavorativo fanno di lui una figura professionale completa in cui skills tecniche e capacità di relazione trovano un solido equilibrio. La visione sulle tendenze delle nuove tecnologie, la forte determinazione e l’attitudine all’interazione con i clienti sono gli elementi che lo rendono una preziosa risorsa.

DETERMINAZIONE, COMPETENZA, VISIONE

DArio

Senior Consultant in area ERP Teamsystem
Rispecchia la determinazione nel voler approfondire qualsiasi tema gli venga posto: ha una cultura di base molto importante sia in ambito amministrativo (è iscritto all’albo dei commercialisti) sia tecnico ed applicativo, in quanto oltre a conoscere i processi amministrativi e commerciali e di produzione delle aziende, ha anche competenze tecniche in area programmazione, cosa che lo porta ad avere una visione a 360° del mondo ERP.

DETERMINATO, COMPETENTE

DAMIANO

General Manager e Cofounder

Titolare della ST Company, Damiano ha alle spalle molti anni di esperienza nell’ambito dei sistemi informativi aziendali SI occupa principalmente dello sviluppo del Business oltre a svolgere attività direzionali e di coordinamento. La personalità di Damiano corrisponde esattamente a quella di un leader: determinazione e caparbietà sono i tratti che lo contraddistinguono, oltre ad una forte perspicacia che gli permette di comprendere al volo persone e situazioni e di intraprendere la strada giusta per la nostra azienda. La capacità di bilanciare consigli, parole di incoraggiamento ed esortazioni fa di lui un vero spirito guida per tutti noi. Tifoso dell’Inter, è inevitabile lo scontro con gli juventini dopo ogni partita!

CAPARBIO, DETERMINATO, PERSPICACE