Digitalizzazione Gestione HR

Guida alla digitalizzazione delle Risorse umane

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Il know-how come leva competitiva

I modelli di business attuali spingono le attività imprenditoriali a razionalizzare sempre più l’organizzazione aziendale, strutturando le persone in team funzionali per agevolare la condivisione di esperienze, punti di vista e soluzioni.

Le diverse contingenze, nel tempo, possono chiedere ai team di affrontare nuovi ostacoli: in questo periodo, in particolare, stiamo affrontando l’incertezza del futuro, il rallentamento della visione prospettica delle aziende verso i mercati di riferimento, il remote working d’emergenza e una dispersione geografica che sfiora, a volte, l’isolamento.

Come mantenere quindi l’efficienza del team, l’engagement delle persone e il conseguente valore dei talenti che compongono le Organizzazioni?

Posto in altri termini, come supportare l’evoluzione del know-how necessario a mantenere un vantaggio competitivo e che costituisce la cartina di tornasole della velocità di adattamento al mercato e agli eventi?

Le dinamiche di gruppo alla base del valore delle Organizzazioni

Le basi dell’efficacia del team sono state identificate da J. Richard Hackman, un pioniere nel campo del comportamento organizzativo che ha iniziato a studiare i team negli anni ‘70 e che nel 2002 ha tratto delle conclusioni ancora molto attuali.

Per Hackman ciò che conta di più per la collaborazione non sono le personalità, gli atteggiamenti o gli stili comportamentali dei membri del team.

Ciò di cui i team hanno bisogno per prosperare sono le “condizioni favorevoli”, fra cui:

  • una direzione strategica convincente (cioè obiettivi chiari e condivisi);
  • una struttura forte e stabile del team;
  • un contesto favorevole, fatto delle giuste risorse a supporto del team.

Facilitando la realizzazione di tali condizioni (insieme all’attenzione all’engagement interno e alla disponibilità di informazioni), Hackman afferma che si costruisca la mentalità condivisa che rende efficace ed efficiente quelli che lui chiama i ‘team 4-D’, cioè diversificati, dispersi, digitali e dinamici.

Il contesto favorevole

Fra le tre condizioni citate, ci focalizziamo in questa sede sul contesto favorevole e cioè sull’assioma che l’efficacia del team sia funzione di un sistema di::

  • ricompensa, che rafforzi le buone prestazioni; 
  • informativo, che fornisca l’accesso ai dati necessari per il lavoro;
  • educativo, che offra formazione.

A vent’anni di distanza, le tre sfaccettature appena riportate sono ancora attuali, ma riconducono concettualmente e tecnologicamente a un’unica risposta e cioè a un sistema di funzionalità rese da una piattaforma avanzata che, grazie alla digitalizzazione, possa fornire tutto il supporto necessario a costruire e mantenere il ‘contesto favorevole’.

TeamSystem HR nella sua configurazione come All-in-One risponde efficacemente a questa esigenza.

La formazione a servizio della competitività

La tesi di Hackman viene rafforzata, anche se da un altro punto di vista, da Peter Senge che, nel 2006, afferma che le competenze delle persone siano il fulcro del know-how aziendale, ma soprattutto la base fondante del modello organizzativo e di business.

Senge pone al centro la necessità di facilitare i processi di apprendimento, affinché siano il fattore evolutivo dell’Organizzazione in risposta alle necessità continue di change management e di velocità di risposta al mercato.

Si parla, infatti, di learning organization per identificare il principio secondo cui siano le persone ad adattarsi ai cambiamenti, il capitale umano di un’azienda a rispondere ai mutamenti di bisogni e aspettative di stakeholders e mercato, spingendo le prassi e procedure aziendali verso l’evoluzione.

Questo pensiero riporta l’accento non solo sulla centralità dell’uomo, ma anche sulla necessità che l’attenzione alle competenze del personale non si limiti al solo momento della selezione finalizzata all’assunzione, ma che sia piuttosto un processo stabilito, implementato e mantenuto nel tempo.

Per tali finalità, il processo deve puntare a due obiettivi:

  •  far sì che le persone mantengano nel tempo le skill necessarie a capire le evoluzioni di mercati, prodotti e servizi, possibilmente anticiparle e sapervi rispondere;
  • acquisire esperienza dagli eventi, quello che in ambiti evoluti di progettazione viene definito ‘il riciclo dell’esperienza operativa’ e cioè l’analisi di come siano andati progetti, attività, commesse e variazioni in generale per affinare le azioni da porre in essere in futuro.

Quale formazione quindi ?

Generalmente, per formazione si intende l’erogazione di contenuti tecnici, verticali e professionalizzanti in senso tradizionale. Il concetto, però, in ottica di centralità delle persone nella reazione e nella risposta al cambiamento, deve evolvere e la formazione deve essere rappresentata anche da altre componenti rilevanti.

Le persone, nell’esercizio del proprio singolo ruolo professionale, devono infatti:

  • saper leggere la realtà e cioè capire il contesto e le evoluzioni degli scenari, per individuare tendenze tecniche e di prodotto/servizio, bisogni emergenti, criticità incipienti, …;
  • essere supportati nello strutturare e mantenere un’identità professionale chiara ma non statica, che fornisca il posizionamento in una casella organizzativa, ma soprattutto un contributo tangibile e appagante;
  • essere formati verso l’importanza di proporre soluzioni e di creare valore tramite l’esercizio della competenza, della lettura della realtà (e dal senso di appartenenza generato);
  • essere allenati alla resilienza e a portare avanti progetti e impegni con autonomia;
  • essere sensibilizzati a instaurare e mantenere le relazioni interne ed esterne all’Organizzazione, per consolidare la fiducia e l’autorevolezza del know-how individuale, aziendale e del brand.

Come rendere questa formazione efficace ?

Occorre innanzitutto una chiara identificazione di mansioni e competenze, una classica gap analysis fra i livelli attesi e quelli posseduti, ma:

  • aggiornata con alta frequenza,
  • considerata non come analisi a sé stante, ma come dato di input per l’articolazione di un’offerta formativa adeguata.

Quest’ultima, infatti, va redatta non solo sulla base dei risultati, ma in allineamento alle strategie aziendali, ai valori e alla cultura organizzativa, al reale funzionamento dei processi e alla disponibilità di canali efficaci di erogazione della formazione stessa.

Non sempre, infatti, si pone la giusta attenzione al catalogo formativo offerto e programmato, anche per la limitatezza dei mezzi operativi disponibili.

Il tema dell’innovazione e della digitalizzazione ritorna quindi fortemente anche in merito all’efficacia ed efficienza della progettazione del processo di formazione.

In pratica, l’aggiornamento dell’anagrafica della popolazione aziendale e della correttezza dell’attribuzione del ruolo, delle skill e il livello reale di competenza sono già di per sé nodi di difficile scioglimento, se legati esclusivamente a flussi di mail o all’uso di file Excel.  Se poi quanto sopra rappresenta solo il dato di input di una progettazione, programmazione ed erogazione di formazione in continuità con molte altre variabili più direttamente inerenti al business, l’esercizio diventa esageratamente complesso e sicuramente non tempestivo.

La digitalizzazione, quindi, diventa una necessità imprescindibile: un’automazione del processo che garantisca la gestione dei dati, preservi da errori e renda l’azione del personale aziendale concentrata esclusivamente sulle attività a valore aggiunto.

Questa è la spiegazione semplificata dell’utilità della piattaforma di gestione TeamSystem HR All-in-One, che permette, infatti, di: 

  • articolare il catalogo formativo come risultato dell’elaborazione di dati sempre aggiornati, verificati e non compromessi;
  • consuntivare efficacemente tale formazione, rendendo le schede personali di ogni lavoratore sempre aggiornate in tempo reale;
  • mantenere un’archiviazione preziosissima delle competenze acquisite.

Costruire una learning organization 

Ripartiamo dal concetto di efficacia dei team. Come verificarla? I criteri possono essere molto diversi, ma principalmente basati su output, capacità collaborativa e sviluppo individuale dei membri.

L’Organizzazione ha successo, quindi, non solo se vende efficacemente il proprio prodotto/servizio, ma anche se l’efficacia è intrinseca nei team interni.

La cultura organizzativa è innanzitutto diffusione e disponibilità di informazioni.

La conoscenza condivisa è la pietra angolare di una collaborazione efficace: fornisce a un gruppo il quadro di riferimento, consente al team di interpretare correttamente le situazioni e le decisioni, aiuta le persone a percorrere direzioni convergenti. Il risultato è un aumento stabile dell’efficienza ed efficacia dei processi.

Solo l’innovazione digitale ci ha consentito, nel tempo, di accedere alla massa critica di dati necessaria a raggiungere un adeguato livello di diffusione delle informazioni e di garantirne l’accesso in ogni momento fosse necessario.

Il viaggio nelle evoluzioni della tecnologia è solo iniziato: blockchain, realtà aumentata, intelligenza artificiale, gamification, microlearning etc. sono il futuro prossimo, quando non addirittura il presente.

Il digital journey delle funzione HR

Concludendo, affinché la gestione del capitale umano subisca questa forte virata verso la digitalizzazione, la funzione HR deve acquisire il ruolo di process owner e di fautore del cambiamento.

Le risorse umane, quindi, necessitano di acquisire competenze digitali per ridurre il tempo dedicato alle attività puramente amministrative. Risulta ormai necessario che l’ufficio HR si avvalga con forza e frequenza di business intelligence, di analisi predittive e di valutazioni di andamento con KPI sempre aggiornati e disponibili.

Solo così l’Organizzazione potrà mantenere e migliorare nel tempo il posizionamento sui mercati di riferimento e reagire prontamente a qualsiasi trasformazione indotta o subita.

La scelta dello strumento di gestione diventa quindi di valenza strategica, come è strategico individuare un prodotto sinergico e integrato come TeamSystem HR. Non si può più aspettare.

P.S. Il seguente articolo è estratto dalla Guida TeamSystem: la digitalizzazione delle Risorse Umane alla  Riconciliazione . Guida realizzata con la collaborazione di: Alessandra Venieri – MBA, Consulente specializzata in Qualità, Ambiente, Sicurezza sul Lavoro, Energia.

Cosa possiamo fare per voi?

Possiamo accompagnarvi nei progetti di trasformazione organizzativa utilizzando le tecnologie di TeamSystem.

Abbiamo competenze in ambito enterprise e siamo stati scelti da TeamSystem come Partner System Integrator e, in qualità di agente Star, operiamo direttamente per l’implementazione e l’integrazione dei prodotti TeamSystem su tutto il territorio nazionale.

Per informazioni e approfondimenti per la soluzione TeamSystem HR All-in- one CONTATTACI

Ivan

IVAN

Consulente area HR

Proveniente dal mondo della gestione operativa delle risorse umane, Ivan ricopre il ruolo di Consulente nell’area H&R TeamSystem. Ivan si dimostra una persona cordiale e aperta al dialogo con aziende clienti e colleghi. Dall’indole estremamente versatile, uno dei punti di forza che caratterizza la sua personalità è la precisione, grazie alla quale vive ogni nuova situazione con serenità e tranquillità.

CORDIALE, VERSATILE, METICOLOSO

Giacomo

Sistemista Senior

Mago dell’infrastruttura. Non c’è server o Pc o rete che ha segreti per Giacomo, che unisce tanti anni di esperienza ad una disponibilità che tutti i clienti e colleghi apprezzano anche in orari impensabili per gli umani!

sornione, sempre disponibile

DAMIANO

General Manager e Cofounder

Titolare della ST Company, Damiano ha alle spalle molti anni di esperienza nell’ambito dei sistemi informativi aziendali SI occupa principalmente dello sviluppo del Business oltre a svolgere attività direzionali e di coordinamento. La personalità di Damiano corrisponde esattamente a quella di un leader: determinazione e caparbietà sono i tratti che lo contraddistinguono, oltre ad una forte perspicacia che gli permette di comprendere al volo persone e situazioni e di intraprendere la strada giusta per la nostra azienda. La capacità di bilanciare consigli, parole di incoraggiamento ed esortazioni fa di lui un vero spirito guida per tutti noi. Tifoso dell’Inter, è inevitabile lo scontro con gli juventini dopo ogni partita!

CAPARBIO, DETERMINATO, PERSPICACE

RICCARDO

Consulente Applicativo Area Finance e Co-Founder

Specializzato da molti anni nella gestione dell’area amministrativa delle nostre soluzioni informatiche, Riccardo mostra una personalità introversa, ma estremamente ricca di sfumature. Umile e sincero, dà sempre quel senso di sicurezza che spinge chiunque a ritenerlo affidabile e a poter contare sempre su di lui. Anche Riccardo coltiva numerose passioni, prima fra tutte quella per i motori ed in particolare per le moto. Non lasciatevi però ingannare dalla sua timidezza, Riccardo ha sempre la battuta pronta e un senso spiccato dell’ironia, che riversa spesso su Carlo, il suo compagno di scherzi preferito!

UMILE, SINCERO, AFFIDABILE

CARLO

Consulente Senior Area Business Intelligence

Consulente senior nell’area Analytics, Carlo porta con sé un bagaglio ricco di esperienze in ambito informatico e di progetto. Il suo senso critico lo porta a reinventarsi continuamente e a trovare sempre nuove strade.
Il nostro “Carletto” è una persona scrupolosa, attenta ai dettagli, competente ed estremamente volenterosa. La sua passione per lo sport è indiscussa e, di tanto in tanto, si cimenta in attività atletiche nuove.
Carlo allieta le nostre pause raccontandoci aneddoti divertenti sui suoi numerosi viaggi, portando in ufficio una ventata di culture diverse, di piatti tipici e di abitudini bizzarre degli abitanti dei posti che ha visitato.

SCRUPOLOSO, COMPETENTE, VOLENTEROSO
ALESSANDRO

Business Developer & Digital transformation advisor

Ogni azienda avrebbe bisogno di un coach che, armato di fischietto e di tanta pazienza, “alleni” la squadra costantemente. Noi il nostro coach ce l’abbiamo, ed è Alessandro! Specializzato in marketing ed organizzazione aziendale, Ale svolge il ruolo di moderatore, tenendoci per mano e aiutandoci a mettere ordine nel caos della quotidianità. Estremamente attento ai particolari, Ale è un vero e proprio osservatore della realtà: nonostante sia sempre pieno di idee nuove da proporci, ha anche la capacità di tirar fuori da ognuno di noi doti che non pensavamo neanche di avere grazie al dialogo e alla fiducia.

Moderatore, attenzione ai particolari, osservatore, pieno di idee.
PAOLO

Consulente Senior Area ERP

Senior consultant dell’area ERP e project manager dall’esperienza pluriennale, il nostro Paolo è il ritratto del consulente che ognuno di noi vorrebbe essere. Il suo senso pratico, unito alla indiscussa competenza, gli permette di trovare sempre una soluzione ad ogni problema. Paolo è una persona carismatica e dotata di vivacità intellettuale, se c’è lui a guidarti ogni ostacolo sembra meno insuperabile. Appassionato di calcio, non perde occasione per rimarcare le numerose vittorie della sua squadra del cuore, la Juve (attirando puntualmente su di sé le ire degli interisti!).

COMPETENTE, CARISMATICO, PRAGMATICO

MAX

Consulente Senior Area ERP

Max b. ha una personalità poliedrica e completa, che lo rende il porto sicuro dove poter attraccare. Senior consultant nell’area ERP, ha anni di esperienza alle spalle nel campo dell’informatica grazie alla quale non c’è query o VBScript che lo spaventi! Max è una persona sensibile ed accogliente, molto preparata dal punto di vista culturale e profonda nella componente umana. Tra le svariate passioni che coltiva, c’ è quella del cinema: ha davvero una citazione per ogni situazione. Il punto di forza di Max è senza dubbio la capacità di ascoltare, che gli permette di “mettersi nei panni” del suo interlocutore e di entrare nella sua stessa lunghezza d’onda.

PREPARATO, SENSIBILE, ACCOGLIENTE

CARMEN

Consulente Area ERP

Combatte la sua timidezza con la preparazione e lo studio. Con poche parole chiave riesce fare sintesi e dare struttura alle idee che emergono dal gruppo. Svolge il ruolo di Junior consultant in area ERP ma la sua capacità di dare struttura ai pensieri del gruppo le ha fatto acquisire rapidamente il ruolo di gestore delle procedure aziendali. Dona la sua disponibilità a componenti del gruppo con leggerezza e passione.

TIMIDA, INTROVERSA, DETERMINATA, STRUTTURATA

MASSIMO (Max F.)

Consulente Senior Area ERP

Max F. svolge il ruolo di consulente senior nell’area Analytics. Basta soltanto una rapida occhiata per comprendere quali sono i tratti distintivi della sua personalità: molto garbato, corretto e sincero, Massimo ha l’innata capacità di essere polivalente e di mostrare lealtà in ogni occasione. Determinato e pieno di idee, non si lascia spaventare da nuove sfide, affrontandole con serenità e disponibilità. Anche Massimo non è esente dai “dibattiti” calcistici, dando man forte a Paolo quando si tratta di tessere le lodi della “vecchia signora”!

EDUCATO, POLIVALENTE, LEALE, CORRETTO, SINCERO

MARCO

Sviluppatore informatico

Sviluppatore informatico da molti anni e tecnico puro, Marco può essere identificato attraverso due parole chiave: genio e sregolatezza! Per lui nessuna tecnologia è un mistero e affronta ogni tipo di problema grazie alla sua capacità di apprendere qualsiasi cosa in tempi brevissimi. La sua indiscussa competenza in ambito informatico ed il suo amore per l’IT ci porta, ogni tanto, a farci una domanda: sarà più affezionato a noi o al suo PC?!

GENIO E SREGOLATEZZA, INTUITIVO, POLIEDRICO

Giovanni

Consulente Senior Area ERP

Se sei in una stanza e hai l’impressione di essere travolto da un uragano c’è una sola spiegazione, è arrivato Giovanni! Senior consultant ERP da vari anni, Giovanni ha maturato esperienze di valore in molteplici aziende ed ha il potere di dare soluzioni rapidamente e di ogni genere. Uno dei suoi tratti distintivi è senza dubbio la tenacia, che caratterizza ogni sua attività. Dalla personalità molto dinamica, Giovanni unisce al suo essere instancabile un modo di fare estremamente gioviale e alla mano: pochi ingredienti che, uniti ai numerosi caffè della giornata, regalano una miscela davvero… esplosiva!
dinamico , tenace, instancabile, alla mano

Cristina

Amministratore ST Company

Sebbene Cristina non lavori nel front-line, la sua presenza aleggia sempre nell’aria, pronta a dare il suo consiglio quando necessario, il suo segno zodiacale è scorpione, e con questo abbiamo detto tutto!
 PRECISIONE, COMPETENZA, SUPPORTO

MAURIZIO

CTO

Maurizio vanta una pluriennale esperienza nell’ambito delle tecnologie informatiche. L’elevato grado di preparazione ed il vasto background lavorativo fanno di lui una figura professionale completa in cui skills tecniche e capacità di relazione trovano un solido equilibrio. La visione sulle tendenze delle nuove tecnologie, la forte determinazione e l’attitudine all’interazione con i clienti sono gli elementi che lo rendono una preziosa risorsa.

DETERMINAZIONE, COMPETENZA, VISIONE

DArio

Senior Consultant in area ERP Teamsystem
Rispecchia la determinazione nel voler approfondire qualsiasi tema gli venga posto: ha una cultura di base molto importante sia in ambito amministrativo (è iscritto all’albo dei commercialisti) sia tecnico ed applicativo, in quanto oltre a conoscere i processi amministrativi e commerciali e di produzione delle aziende, ha anche competenze tecniche in area programmazione, cosa che lo porta ad avere una visione a 360° del mondo ERP.

DETERMINATO, COMPETENTE

DAMIANO

General Manager e Cofounder

Titolare della ST Company, Damiano ha alle spalle molti anni di esperienza nell’ambito dei sistemi informativi aziendali SI occupa principalmente dello sviluppo del Business oltre a svolgere attività direzionali e di coordinamento. La personalità di Damiano corrisponde esattamente a quella di un leader: determinazione e caparbietà sono i tratti che lo contraddistinguono, oltre ad una forte perspicacia che gli permette di comprendere al volo persone e situazioni e di intraprendere la strada giusta per la nostra azienda. La capacità di bilanciare consigli, parole di incoraggiamento ed esortazioni fa di lui un vero spirito guida per tutti noi. Tifoso dell’Inter, è inevitabile lo scontro con gli juventini dopo ogni partita!

CAPARBIO, DETERMINATO, PERSPICACE