riconciliazione bancaria

Guida alla riconciliazione bancaria

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Cos’è la Riconciliazione bancaria.

Estratto dalla Guida TeamSystem alla  Riconciliazione  bancaria

La riconciliazione bancaria è uno dei più importanti processi di controllo finanziario dell’azienda, e consiste nel verificare che le cifre contenute nelle scritture contabili di un’attività coincidano perfettamente con quelle riportate nell’estratto conto bancario. 

Lo scopo della riconciliazione bancaria è quindi rilevare e correggere possibili deviazioni delle finanze, e assicurarsi che le risorse economiche dell’impresa siano correttamente impiegate per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Nello specifico, la riconciliazione bancaria serve a raggiungere due precisi obiettivi di controllo:

  • Verificare che il saldo delle disponibilità (o dei fidi) comunicato dalla banca tramite l’estratto conto periodico coincida con quanto è stato registrato in contabilità;
  • Verificare che coincidano anche i movimenti di un dato periodo e che concorrono a determinare quel saldo.

Tra le principali criticità di un’azienda c’è la gestione della liquidità ed è per questo motivo che è necessario controllare tutti i movimenti che compongono i saldi anche quando i saldi coincidono.

Ad esempio, può capitare che il saldo dell’estratto conto inviato dalla banca coincida con le risultanze contabili ma che alcuni movimenti non risultino contabilizzati, a causa di errori o negligenza.

I documenti indispensabili per procedere ad una riconciliazione bancaria, quindi, sono:

  • l’estratto conto del periodo che vogliamo riconciliare; 
  • il registro contabile aggiornato dell’azienda; 
  • la riconciliazione bancaria precedente per la verifica del saldo finale e, in caso di discrepanze, per controllare se si siano verificate nel periodo attualmente in riconciliazione o nei mesi precedenti.

Importanza e benefici della riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria non è un processo obbligatorio ma è altamente consigliabile per qualsiasi tipo di impresa; disporre di dati certi e corretti è fondamentale per ottimizzare i processi e contenere i costi aziendali.

Per questo motivo andrebbe svolta almeno una volta all’anno, anche se per praticità e per una gestione più efficace di eventuali revisioni e aggiustamenti si raccomanda di effettuarla con cadenza semestrale o trimestrale o persino, ad esempio nel caso delle startup, mensile.

Tra i benefici che una riconciliazione bancaria può apportare all’azienda possiamo citare:

  • un maggiore controllo sulle risorse economiche, una più efficiente gestione della contabilità;
  • la disponibilità di dati aggiornati in caso di verifiche finanziarie e/o fiscali 
  • informazioni attendibili e verificate in grado di indirizzare i processi decisionali e le strategie aziendali.

Risulta quindi evidente quanto sia importante che la riconciliazione bancaria venga svolta nel modo più accurato possibile.

Se ne consiglia, pertanto, anche una revisione, che può essere effettuata a partire da:

  • una copia della riconciliazione bancaria del periodo che si intende controllare;
  • una copia dell’attività contabile corrispondente;
  • una copia dell’estratto conto bancario del periodo in questione.

La revisione della riconciliazione bancaria consiste nell’analisi incrociate di questi tre documenti al fine di evitare eventuali discrepanze.

Software di riconciliazione bancaria. Una risorsa !

La riconciliazione bancaria – così come la sua revisione – è un’operazione che può essere fatta a mano o utilizzando fogli di calcolo.

Tuttavia, è indubbio che utilizzando un software dedicato si possa alleggerire il processo, aumentandone la precisione e soprattutto limitando al minimo il margine di errore. L’utilità di un software di riconciliazione bancaria risulta ancora più evidente se l’azienda o lo studio che svolge attività di consulenza per le sue aziende clienti dispongono già di un gestionale di contabilità.

TeamSystem Pay

TeamSystem Pay – il software di riconciliazione bancaria di TeamSystem – effettua in automatico il controllo tra le righe presenti sull’estratto conto bancario e quelle del partitario della specifica banca. Verifica importi, date e descrizioni e in questo modo collega i movimenti dei due documenti evidenziandoli come “riconciliati in automatico”.

Se, per un qualsiasi motivo, non riesce a trovare corrispondenza, segnala il movimento con un semaforo rosso aspettando istruzioni dall’operatore.

È il caso, ad esempio, della riga degli interessi. Poiché l’estratto conto è l’unico documento che li evidenzia, in prima nota non possono essere stati già inseriti e quindi non riesce a riconciliare il movimento.

I movimenti bancari non riconciliati possono, come nel caso degli interessi, essere marcati per la registrazione automatica oppure sono fornite delle informazioni utili alla riconciliazione, tenute in considerazione il mese successivo.

Il motore semantico alla base della procedura si autoaggiorna con le informazioni prestate e quindi, mese dopo mese, i movimenti da riconciliare manualmente vanno a tendere a zero.

COME SFRUTTARE AL MEGLIO QUESTA OPPORTUNITÀ?

Già così è un eccellente strumento di efficienza ma può perfino migliorare. La domanda è: come recuperare e far lavorare gli estratti conto?

Una prima, ovvia, risposta è: attraverso i sistemi di Home Banking. Basta collegarsi, scaricare l’estratto conto in formato elettronico e caricarlo sull’apposito servizio (disponibile in cloud su Azure di Microsoft) di TeamSystem, che lo analizza e lo rende pronto all’utilizzo nel gestionale. Ma questo richiede l’intervento e la collaborazione del cliente, e difficilmente questi fornirà allo studio le credenziali per accedere al suo home banking.

Per poter offrire una soluzione ancora più pratica e automatizzare del tutto l’intero processo di riconciliazione bancaria, TeamSystem ha sottoscritto un accordo con NEXI affinché svolga un ruolo da “collettore” recuperando, attraverso il circuito telematico interbancario CBI, gli estratti conto e li passi direttamente al servizio cloud TeamSystem. 

In questo modo si hanno sempre a disposizione le informazioni bancarie aggiornate giornalmente e si può verificare il cruscotto di riconciliazione in qualsiasi momento. Tutto questo semplicemente con una delega al prelievo dell’estratto conto inviata a NEXI.

FUNZIONALITÀ E VANTAGGI DI TEAMSYSTEM PAY

IMPORTAZIONE SEMI-AUTOMATICA DEGLI ESTRATTI CONTO

Importi manualmente sul tuo gestionale l’estratto conto in formato .xls o CBI ricevuto o scaricato da Home Banking. Hai così a disposizione tutte le operazioni bancarie in formato digitale pronte per essere contabilizzate.

ADESIONE AL SERVIZIO CBI E IMPORTAZIONE AUTOMATICA DEGLI ESTRATTI CONTO

TeamSystem Pay  semplifica la gestione dell’attività contabile. E’ possibile acquisire gli estratti conto in modo automatico attraverso la sottoscrizione al servizio NEXI, o semi-automatico tramite file .xls. Grazie alla partnership con NEXI infatti, puoi collegarti alla rete fornita dal Consorzio CBI per avere a disposizione i dati dell’estratto conto direttamente nel tuo gestionale.

RICONCILIAZIONE AUTOMATICA

Grazie al motore di intelligenza artificiale, il servizio TeamSystem analizza ed estrae le descrizioni testuali delle operazioni ed associa le informazioni estratte con le voci presenti nella prima nota del gestionale.

REGISTRAZIONE IN CONTABILITÀ

Con l’acquisizione automatica dell’estratto conto puoi quindi riconciliare i movimenti già registrati (con conseguente registrazione) e far contabilizzare in automatico quelli non ancora rilevati (es. pagamenti, incassi – compresi quelli derivanti da operazioni massive e ripetitive – interessi, differenze di cambio, ecc.).

CRUSCOTTO GESTIONALE PER IL MONITORAGGIO DEI MOVIMENTI

Hai a disposizione un cruscotto gestionale per avere una panoramica completa dei movimenti con la loro descrizione, l’indicazione del loro stato (Riconciliato, Da Contabilizzare, ecc.), la data di contabilizzazione e la possibilità di contabilizzare i movimenti non ancora riconciliati.

INTEGRAZIONE CON I GESTIONALI TEAMSYSTEM

TeamSystem Pay è un servizio integrato con i gestionali TeamSystem per le aziende e per gli studi

MASSIMA SICUREZZA DEI DATI

Utilizzando TeamSystem Pay tutti i tuoi dati sono protetti grazie alle più alte certificazioni di sicurezza. Inoltre la privacy è garantita perché tutte le informazioni sono in digitale.

Per maggiori informazioni sull’attivazione della soluzione contattaci o visita il sito TeamSystem Pay.

Cosa possiamo fare per voi?

Possiamo accompagnarvi nei progetti di trasformazione organizzativa utilizzando le tecnologie di TeamSystem.

Abbiamo competenze in ambito enterprise e siamo stati scelti da TeamSystem come Partner System Integrator e, in qualità di agente Star, operiamo direttamente per l’implementazione e l’integrazione dei prodotti TeamSystem su tutto il territorio nazionale.

Per informazioni o approfondimenti CONTATTACI

Ivan

IVAN

Consulente area HR

Proveniente dal mondo della gestione operativa delle risorse umane, Ivan ricopre il ruolo di Consulente nell’area H&R TeamSystem. Ivan si dimostra una persona cordiale e aperta al dialogo con aziende clienti e colleghi. Dall’indole estremamente versatile, uno dei punti di forza che caratterizza la sua personalità è la precisione, grazie alla quale vive ogni nuova situazione con serenità e tranquillità.

CORDIALE, VERSATILE, METICOLOSO

Giacomo

Sistemista Senior

Mago dell’infrastruttura. Non c’è server o Pc o rete che ha segreti per Giacomo, che unisce tanti anni di esperienza ad una disponibilità che tutti i clienti e colleghi apprezzano anche in orari impensabili per gli umani!

sornione, sempre disponibile

DAMIANO

General Manager e Cofounder

Titolare della ST Company, Damiano ha alle spalle molti anni di esperienza nell’ambito dei sistemi informativi aziendali SI occupa principalmente dello sviluppo del Business oltre a svolgere attività direzionali e di coordinamento. La personalità di Damiano corrisponde esattamente a quella di un leader: determinazione e caparbietà sono i tratti che lo contraddistinguono, oltre ad una forte perspicacia che gli permette di comprendere al volo persone e situazioni e di intraprendere la strada giusta per la nostra azienda. La capacità di bilanciare consigli, parole di incoraggiamento ed esortazioni fa di lui un vero spirito guida per tutti noi. Tifoso dell’Inter, è inevitabile lo scontro con gli juventini dopo ogni partita!

CAPARBIO, DETERMINATO, PERSPICACE

RICCARDO

Consulente Applicativo Area Finance e Co-Founder

Specializzato da molti anni nella gestione dell’area amministrativa delle nostre soluzioni informatiche, Riccardo mostra una personalità introversa, ma estremamente ricca di sfumature. Umile e sincero, dà sempre quel senso di sicurezza che spinge chiunque a ritenerlo affidabile e a poter contare sempre su di lui. Anche Riccardo coltiva numerose passioni, prima fra tutte quella per i motori ed in particolare per le moto. Non lasciatevi però ingannare dalla sua timidezza, Riccardo ha sempre la battuta pronta e un senso spiccato dell’ironia, che riversa spesso su Carlo, il suo compagno di scherzi preferito!

UMILE, SINCERO, AFFIDABILE

CARLO

Consulente Senior Area Business Intelligence

Consulente senior nell’area Analytics, Carlo porta con sé un bagaglio ricco di esperienze in ambito informatico e di progetto. Il suo senso critico lo porta a reinventarsi continuamente e a trovare sempre nuove strade.
Il nostro “Carletto” è una persona scrupolosa, attenta ai dettagli, competente ed estremamente volenterosa. La sua passione per lo sport è indiscussa e, di tanto in tanto, si cimenta in attività atletiche nuove.
Carlo allieta le nostre pause raccontandoci aneddoti divertenti sui suoi numerosi viaggi, portando in ufficio una ventata di culture diverse, di piatti tipici e di abitudini bizzarre degli abitanti dei posti che ha visitato.

SCRUPOLOSO, COMPETENTE, VOLENTEROSO
ALESSANDRO

Business Developer & Digital transformation advisor

Ogni azienda avrebbe bisogno di un coach che, armato di fischietto e di tanta pazienza, “alleni” la squadra costantemente. Noi il nostro coach ce l’abbiamo, ed è Alessandro! Specializzato in marketing ed organizzazione aziendale, Ale svolge il ruolo di moderatore, tenendoci per mano e aiutandoci a mettere ordine nel caos della quotidianità. Estremamente attento ai particolari, Ale è un vero e proprio osservatore della realtà: nonostante sia sempre pieno di idee nuove da proporci, ha anche la capacità di tirar fuori da ognuno di noi doti che non pensavamo neanche di avere grazie al dialogo e alla fiducia.

Moderatore, attenzione ai particolari, osservatore, pieno di idee.
PAOLO

Consulente Senior Area ERP

Senior consultant dell’area ERP e project manager dall’esperienza pluriennale, il nostro Paolo è il ritratto del consulente che ognuno di noi vorrebbe essere. Il suo senso pratico, unito alla indiscussa competenza, gli permette di trovare sempre una soluzione ad ogni problema. Paolo è una persona carismatica e dotata di vivacità intellettuale, se c’è lui a guidarti ogni ostacolo sembra meno insuperabile. Appassionato di calcio, non perde occasione per rimarcare le numerose vittorie della sua squadra del cuore, la Juve (attirando puntualmente su di sé le ire degli interisti!).

COMPETENTE, CARISMATICO, PRAGMATICO

MAX

Consulente Senior Area ERP

Max b. ha una personalità poliedrica e completa, che lo rende il porto sicuro dove poter attraccare. Senior consultant nell’area ERP, ha anni di esperienza alle spalle nel campo dell’informatica grazie alla quale non c’è query o VBScript che lo spaventi! Max è una persona sensibile ed accogliente, molto preparata dal punto di vista culturale e profonda nella componente umana. Tra le svariate passioni che coltiva, c’ è quella del cinema: ha davvero una citazione per ogni situazione. Il punto di forza di Max è senza dubbio la capacità di ascoltare, che gli permette di “mettersi nei panni” del suo interlocutore e di entrare nella sua stessa lunghezza d’onda.

PREPARATO, SENSIBILE, ACCOGLIENTE

CARMEN

Consulente Area ERP

Combatte la sua timidezza con la preparazione e lo studio. Con poche parole chiave riesce fare sintesi e dare struttura alle idee che emergono dal gruppo. Svolge il ruolo di Junior consultant in area ERP ma la sua capacità di dare struttura ai pensieri del gruppo le ha fatto acquisire rapidamente il ruolo di gestore delle procedure aziendali. Dona la sua disponibilità a componenti del gruppo con leggerezza e passione.

TIMIDA, INTROVERSA, DETERMINATA, STRUTTURATA

MASSIMO (Max F.)

Consulente Senior Area ERP

Max F. svolge il ruolo di consulente senior nell’area Analytics. Basta soltanto una rapida occhiata per comprendere quali sono i tratti distintivi della sua personalità: molto garbato, corretto e sincero, Massimo ha l’innata capacità di essere polivalente e di mostrare lealtà in ogni occasione. Determinato e pieno di idee, non si lascia spaventare da nuove sfide, affrontandole con serenità e disponibilità. Anche Massimo non è esente dai “dibattiti” calcistici, dando man forte a Paolo quando si tratta di tessere le lodi della “vecchia signora”!

EDUCATO, POLIVALENTE, LEALE, CORRETTO, SINCERO

MARCO

Sviluppatore informatico

Sviluppatore informatico da molti anni e tecnico puro, Marco può essere identificato attraverso due parole chiave: genio e sregolatezza! Per lui nessuna tecnologia è un mistero e affronta ogni tipo di problema grazie alla sua capacità di apprendere qualsiasi cosa in tempi brevissimi. La sua indiscussa competenza in ambito informatico ed il suo amore per l’IT ci porta, ogni tanto, a farci una domanda: sarà più affezionato a noi o al suo PC?!

GENIO E SREGOLATEZZA, INTUITIVO, POLIEDRICO

Giovanni

Consulente Senior Area ERP

Se sei in una stanza e hai l’impressione di essere travolto da un uragano c’è una sola spiegazione, è arrivato Giovanni! Senior consultant ERP da vari anni, Giovanni ha maturato esperienze di valore in molteplici aziende ed ha il potere di dare soluzioni rapidamente e di ogni genere. Uno dei suoi tratti distintivi è senza dubbio la tenacia, che caratterizza ogni sua attività. Dalla personalità molto dinamica, Giovanni unisce al suo essere instancabile un modo di fare estremamente gioviale e alla mano: pochi ingredienti che, uniti ai numerosi caffè della giornata, regalano una miscela davvero… esplosiva!
dinamico , tenace, instancabile, alla mano

Cristina

Amministratore ST Company

Sebbene Cristina non lavori nel front-line, la sua presenza aleggia sempre nell’aria, pronta a dare il suo consiglio quando necessario, il suo segno zodiacale è scorpione, e con questo abbiamo detto tutto!
 PRECISIONE, COMPETENZA, SUPPORTO

MAURIZIO

CTO

Maurizio vanta una pluriennale esperienza nell’ambito delle tecnologie informatiche. L’elevato grado di preparazione ed il vasto background lavorativo fanno di lui una figura professionale completa in cui skills tecniche e capacità di relazione trovano un solido equilibrio. La visione sulle tendenze delle nuove tecnologie, la forte determinazione e l’attitudine all’interazione con i clienti sono gli elementi che lo rendono una preziosa risorsa.

DETERMINAZIONE, COMPETENZA, VISIONE

DArio

Senior Consultant in area ERP Teamsystem
Rispecchia la determinazione nel voler approfondire qualsiasi tema gli venga posto: ha una cultura di base molto importante sia in ambito amministrativo (è iscritto all’albo dei commercialisti) sia tecnico ed applicativo, in quanto oltre a conoscere i processi amministrativi e commerciali e di produzione delle aziende, ha anche competenze tecniche in area programmazione, cosa che lo porta ad avere una visione a 360° del mondo ERP.

DETERMINATO, COMPETENTE

DAMIANO

General Manager e Cofounder

Titolare della ST Company, Damiano ha alle spalle molti anni di esperienza nell’ambito dei sistemi informativi aziendali SI occupa principalmente dello sviluppo del Business oltre a svolgere attività direzionali e di coordinamento. La personalità di Damiano corrisponde esattamente a quella di un leader: determinazione e caparbietà sono i tratti che lo contraddistinguono, oltre ad una forte perspicacia che gli permette di comprendere al volo persone e situazioni e di intraprendere la strada giusta per la nostra azienda. La capacità di bilanciare consigli, parole di incoraggiamento ed esortazioni fa di lui un vero spirito guida per tutti noi. Tifoso dell’Inter, è inevitabile lo scontro con gli juventini dopo ogni partita!

CAPARBIO, DETERMINATO, PERSPICACE